Суммированный учёт рабочего времени является средством для эффективной организации и оплаты труда с соблюдением нормы рабочего времени. Применяется такой учёт на предприятиях с непрерывным производством и посменным режимом работы. Чтобы избежать нарушений трудового кодекса, было принято решение ввести суммированный учёт.
Когда и для чего вводится суммированный учёт рабочего времени
Руководителю не стоит идти на нарушение ТК РФ, если сотрудники трудятся сверх нормы. Необходимо оформить переработку в рамках действующего законодательства.
Опираясь на требования статьи 99 ТК РФ, содержащей закрытый перечень причин, по которым сверхурочная работа является законной, можно организовать рабочий процесс на законных основаниях. Этот список содержит такие причины:
- стихийные бедствия;
- аварии;
- ремонт оборудования;
- другие виды работ, вызванные общественной или производственной необходимостью.
Использование сверхурочного труда допускается при условии согласия исполнителя в письменном виде и проведения детального учёта. Превышение допустимо при соблюдении лимита: за 2 дня подряд не больше 4 часов, за 12 месяцев - не более 120 часов.
Если постоянные переработки чередуются с простоями или небольшой загруженостью, есть смысл подумать о внедрении суммарного учёта рабочего времени.
Видео: суммированный учёт рабочего времени, разбираем сложные вопросы
Когда можно, а когда нельзя применять СУРВ
Ст. 104 ТК РФ раскрывает смысл специфического учёта, при котором для расчёта берётся долгий период (месяц, квартал или за год). Такой подход позволяет выйти из сложного положения, когда, к примеру, в течение недели идут сплошные переработки. При обычном учёте это расценивалось бы как нарушение. А при суммированном методе работник может следующую неделю работать меньше нормы, что компенсирует предыдущую переработку. Такой способ подходит всем, кому невозможно или невыгодно использовать обычную систему 40-часовой рабочей недели.
Суммированный учёт применяется:
- при вахтовом методе работы;
- на предприятиях или в отделах со сменным графиком работы;
- если есть сезонные или иные колебания в работе предприятия, следовательно, в загруженности сотрудников.
Перевести на СУРВ можно весь персонал или отдельные должности, когда это необходимо. Режим вводят временно и на постоянной основе.
Закон не устанавливает жёсткого запрета на введение СУРВ для отдельных категорий работников. Однако важно помнить, что при расчёте рабочих часов надо учитывать уменьшенные нормы на предприятиях с вредными условиями труда, для несовершеннолетних и беременных.
Введение суммированного учёта: пошаговая инструкция
Если на предприятии есть необходимость установить суммированный учёт рабочего времени, значит, это должно найти отражение во внутренней документации.
Как составить и вести учет гибкого графика рабочего времени:
Порядок оформления приказа
Начинать нужно с определения учётного периода. Этим занимается кадровик или непосредственный начальник работников, которые переводятся на СУРВ. Затем:
- Составляется приказ.
- Руководитель указывает в документе список исполнителей, работа которых будет учитываться по специальному методу, условия оплаты.
- Устанавливается лицо, ответственное за составление графика.
- С содержанием приказа знакомятся работники и оставляют свои подписи.
- Режим СУРВ закрепляется в правилах внутреннего трудового распорядка.
Изменения в трудовых договорах и заключение дополнительного соглашения
Изменения в учёте рабочего времени закрепляются в трудовых договорах (можно в качестве дополнительного соглашения), которые подписываются работником и работодателем. Обязательно должна присутствовать информация:
- принцип учёта рабочего времени (суммированный);
- расчётный период (месячный, квартальный, годовой);
- режим труда и отдыха.
Составление и ведение графика, норма часов труда и отдыха
В отделе кадров предприятия разрабатывается сменный график, после чего определяется период учёта. Кадровик делает выбор на основе анализа данных графика, ориентируется по вероятной частоте и периодичности вынужденной переработки.
При составлении графика учитываются требования ст. 110 ТК РФ о предоставлении непрерывного отдыха от 42 часов, перерыва на обед от 30 минут до двух часов. Ночная смена должна быть на один час короче обычной (ст. 96). Две смены подряд работать запрещено (ст. 103), хотя период междусменного отдыха законодательством не фиксируется. Плановый отпуск предоставляется каждый год на 28 календарных дней.
Пример определения периода учёта по переработкам и недоработкам
В условной компании работают программисты в соответствии с запросами клиентов. Режим следующий: две недели с 10-часовым рабочим днём, после чего столько же выходных.
В начале четвёртого квартала специалист по кадрам проводит анализ и определяет месяцы с наибольшей нагрузкой и с минимальной. К примеру, сверхурочные в январе-феврале перекрываются относительным затишьем в апреле-мае.
Например, при норме 120 час. в месяц, январь и февраль прошли с превышением: 140 и 155 час. В апреле было только 100 часов, в мае - 85. Эти два месяца перекроют превышение, допущенное в январе-феврале. В подобном случае период суммарного учёта может равняться одному кварталу или году.
Несмотря на вероятные сложности, показатели необходимо приблизить к нормативам. Если производственные процессы настолько сложны и трудоёмки, что подогнать невозможно, на протяжении года проводится корректировка. По истечении учётного срока следует отчитаться за сверхурочное время, отработанное сотрудниками. При этом надо иметь в виду, что данная переработка будет компенсирована в следующем квартале.
Видео: как вести табель учёта рабочего времени
Оплата труда при сменном режиме
С одной стороны, сменный график позволяет вести более точный учёт, с другой - вносит некую сумятицу, которая несколько осложняет начисление зарплаты. Самым удобным и простым методом является определение тарифной ставки.
Следует высчитать почасовую ставку и умножить её на число отработанных часов. За выполнение работы в ночное время производится доплата в размере от 20% ставки (с 22.00 до 06.00), такое требование обосновано в ст.154 ТК РФ.
Пример расчёта заработной платы при посменной работе
Учётный период на предприятии равён одному месяцу. В мае 2015 года работник отстоял 8 смен по 24 часа. Отработанное время - 192 часа (8 смен х 24 час.), ночные смены - 62 часа. Тарифная почасовая ставка - 250 рублей.
Итак, зарплата данного сотрудника такова:
(192 х 250 руб.) + (62 х 250 руб. х 20%) = 48 000 руб. + 15 810 руб. = 63 810 рублей.
Начисление оклада
Начисление зарплаты на основе оклада производится в обычном режиме. При наличии сверхурочных часов делается доплата за переработку. Если отработано меньше положенной нормы, зарплата начисляется по тарифной ставке (отработанные часы умножаются на часовую тарифную ставку).
Тарифную ставку можно определить любым из представленных методов:
- Оклад делится на среднегодовой показатель нормированного рабочего времени. В этом случае тарифная ставка за год не меняется.
- Сумма оклада делится на норматив в часах, определённый в учётном периоде. Тарифная ставка подвергается изменениям.
- Оклад делится на нормативное количество часов в данном месяце. Тарифная ставка изменяется в размере каждый месяц.
Руководитель отдаёт предпочтение одному из методов и утверждает его.
Пример подсчёта зарплаты на основании оклада
Компания приняла расчётный период продолжительностью в один квартал. Оклад специалиста равен 40 тыс. рублей. В апреле, мае и июне 2015 года у него было по 140 отработанных часов, что не превышает норму. Часовой норматив на 12 месяцев равён 1985 часов.
1 способ. Оклад нужно поделить на результат, полученный от деления норматива на 12, а затем умножить на количество часов в месяце.
Оплата в апреле равна:
40 000 руб. : (1985 час. : 12) = 241,83 руб.
241,3 х 140 = 33 782 рублей.
2 способ. Сумму оклада следует поделить на результат деления квартального норматива на 3.
Оплата в апреле:
40 000: (496 час. : 3 мес.) = 241,94 руб.
3 способ. Часовой норматив в апреле - 165 час. Нужно оклад разделить на норматив.
Оплата в апреле:
40 000 руб. : 165 час. = 242,42 рублей.
Оплата труда в праздничные и выходные дни
Если рабочие дни припадают на субботу или воскресенье, оплата начисляется по общим требованиям.
Относительно праздничных дней (Рождество, 8 марта и т. д.) ТК РФ устанавливает двойную оплату (ст. 153). Но как обстоят дела при суммированном учёте? Этот вопрос иногда вызывает споры. Одни утверждают, что эти дни можно считать обычными выходными. Другие считают, что должна осуществляться двойная оплата, ведь в ТК РФ нет примечаний специально для суммированного учёта. Чаще на практике применяют второй вариант.
Как правильно заполнить и вести табель учёта рабочего времени:
Если используется первый вариант, это, безусловно, выгодно для бюджета, но отнюдь не для сотрудника. Руководство должно иметь серьёзные аргументы, чтобы доказать свою правоту при возникновении спорных моментов. Во-первых, сам работник имеет право предъявить претензии. Во-вторых, трудовая инспекция может осуществить соответствующую проверку.
Специфика доплаты за сверхурочные
Ст. 152 Трудового кодекса РФ регламентирует правильность начисления за переработку. Первые 2 часа сверхурочных оплачиваются в полтора раза больше обычного, следующие часы не менее чем в два раза.
Если происходит уникальная ситуация, когда сверхурочные совпадают с праздничными, можно сказать, что сотруднику не повезло. Осуществляется удвоенная оплата работы в праздничные дни (сверхурочные остаются без доплаты), ведь закон не позволяет совершать доплату по двум основаниям.
Пример начисления платы за переработку
На предприятии установлен учётный период в размере одного месяца. В мае 2015 года работник отработал 14 смен по 10 часов, ночных смен не было, но было два праздничных дня. Норма - 120 часов в месяц. Тарифная часовая ставка равна 250 руб.
За май. Получаем результат работы в пределах нормы путём умножения норматива на тарифную ставку:
120 час. х 250 руб. = 30 000 руб.
Вычисления переработки производится путём умножения количества переработанных часов на двойную тарифную ставку:
20 час. х 250 руб. х 2 = 10 000 рублей
Следует учесть, что дни переработки совпали с праздничными днями, значит, не следует больше производить никаких доплат.
Итак, размер заработка за май равен:
30 000 руб. + 10 000 руб. = 40 000 рублей.
Особенности предоставления отпуска и расчёта отпускных
Ст.114 ТК РФ гласит о том, что работодатель должен предоставить своим сотрудникам плановый отпуск, при котором сохраняется место работы и размер среднего заработка. На предприятии составляется график отпусков, утверждаемый, как минимум, за две недели до наступления календарного года. Его соблюдение является законным требованием для обеих сторон трудового договора.
На порядок предоставления отпуска и начисления отпускных режим работы и ведение учёта не отражаются. Значит, при суммированном учёте работник, также как и при обычном режиме, не обязан отрабатывать время, проведённое в отпуске. График сменности должен сдержать дни отпусков (хотя закон не требует этого в обязательном порядке), но это даёт возможность правильно рассчитать отпускные и другие начисления.
Как рассчитать оплату командировки
Если в компании установлен суммарный учёт, сотрудник, отправленный в командировку, выполняет служебное поручение, ему выплачивают не заработную плату, а средний заработок. Это расценивается как компенсация утраченной зарплаты, а не плата за труд.
Видео: условия применения СУРВ для водителей автомобилей
Как считать выходное пособие при суммарном учёте
Если предприятие ликвидируется и сотруднику предстоит увольнение, ему выдаётся выходное пособие, равное среднемесячному заработку. К тому же он может рассчитывать на продолжение такой доплаты на протяжении 2 месяцев и даже 3 на основании решения ГЦЗ. Для начисления среднего заработка берётся за основу средний часовой заработок.
Расчёт компенсационной выплаты производится по следующей формуле:
СЧЗ = ЗП: ОЧ, где СЧЗ - среднечасовая оплата, ЗП - плата за отработанный период, ОЧ - часы работы за отчётный период.
Руководителю предприятия, работающего в условиях суммарного учёта, приходится решать более сложные вопросы относительно законного начисления оплаты. В компании должна быть профессиональная кадровая служба и бухгалтерия, способная строго соблюдать требования закона, чтобы свести к минимуму или исключить нарушения. Данный способ учёта является стимулирующим средством, которое положительно отражается на качестве работы и способствует повышению экономических показателей предприятия. Единственным условием является неукоснительное следование законным требованиям. Руководство должно быть заинтересовано в том, чтобы все процессы осуществлялись в правовом поле.
У каждой организации своя специфика деятельности, связанная как с бизнесом в целом, так и с корпоративной культурой. В некоторых компаниях 40-часовая рабочая неделя не подходит для достижения главного результата, основной цели любой компании, – получения прибыли (при этом согласно части второй статьи 91 ТК РФ, нормальная продолжительность рабочего времени не может превышать 40 часов в неделю).
В этом случае разумно ввести суммированный учет рабочего времени. Здесь нужно ориентироваться на статью 104 ТК РФ, которая не только позволяет суммировать рабочее время из месяца в месяц, но и дает инструкции о том, как это следует делать.
Предлагаю подробно рассмотреть, что такое суммированный учет рабочего времени, а также как его правильно ввести в режим работы организации и какой учетный период выбрать.
Итак, часть первая статьи 104 ТК РФ гласит:
Когда по условиям производства (работы) у индивидуального предпринимателя, в организации в целом или при выполнении отдельных видов работ не может быть соблюдена установленная для данной категории работников (включая работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда) ежедневная или еженедельная продолжительность рабочего времени, допускается введение суммированного учета рабочего времени с тем, чтобы продолжительность рабочего времени за учетный период (месяц, квартал и другие периоды) не превышала нормального числа рабочих часов. Учетный период не может превышать один год, а для учета рабочего времени сотрудников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, – три месяца.
Таким образом, суммированный учет рабочего времени – это специальный режим работы, подразумевающий отдельный способ подсчета нормы рабочего времени.
Однако для установления суммированного учета рабочего времени должны быть соблюдены определенные условия и должны быть причины.
Допустим, мы как раз в такой ситуации – у нас открывается колл-центр по работе с клиентами. Подразумевается, что колл-центр должен работать круглосуточно, чтобы иметь возможность обрабатывать обращения из разных городов, в том числе находящихся и в других часовых поясах. Круглосуточный режим работы, прежде всего, подразумевает под собой суммированный учет рабочего времени. Давайте рассмотрим, что же такое суммированный учет на практике.
Ежегодно на основании решения Правительства о переносе выходных и праздничных дней составляется производственный календарь, по которому определяется норма рабочего времени. Нормальной продолжительностью рабочего времени считается 40-часовая рабочая неделя. Ниже в таблице приведена норма рабочего времени на 2017 год.
Нормы рабочего времени на 2017 год
| Периоды | Количество дней | Рабочее время | ||
| Календарные | Рабочие | Выходные | ||
| Год | 365 | 247 | 118 | 1973 |
| Среднемесячное количество рабочих часов | 164,42 | |||
| февраль | 28 | 18 | 10 | 143 |
| март | 31 | 22 | 9 | 175 |
| I квартал | 90 | 57 | 33 | 454 |
| апрель | 30 | 20 | 10 | 160 |
| май | 31 | 20 | 11 | 160 |
| июнь | 30 | 21 | 9 | 168 |
| II квартал | 91 | 61 | 30 | 488 |
| 1 полугодие | 181 | 118 | 63 | 942 |
| июль | 31 | 21 | 10 | 168 |
| август | 31 | 23 | 8 | 184 |
| сентябрь | 30 | 21 | 9 | 168 |
| III квартал | 92 | 65 | 27 | 520 |
| 9 месяцев | 273 | 183 | 90 | 1462 |
| октябрь | 31 | 22 | 9 | 176 |
| ноябрь | 30 | 21 | 9 | 167 |
| декабрь | 31 | 21 | 10 | 168 |
| IV квартал | 92 | 64 | 28 | 511 |
| 2 полугодие | 184 | 129 | 55 | 1031 |
Таким образом, видна норма рабочего времени на каждый месяц, а все, что отработано свыше является сверхурочной работой. При этом в некоторых случаях это правило невозможно выполнить, и в одном месяце может наблюдаться переработка, а в другом – недоработка до нормы. При суммированном учете рабочего времени переработка одного месяца компенсируется недоработкой другого. При этом соблюдается правило выполнения нормы рабочего времени за учетный период (на примере 2017 года: 1 квартал – 454 часа, полугодие – 942 часа, год – 1973 часа). Это бесспорно удобно для работодателя, так как несоблюдение нормы рабочего времени в бо льшую сторону (более 120 часов в год) или отсутствие оплаты сверхурочных часов в соответствии с законодательством грозит работодателю штрафами, а в случае недоработки – оплатой простоя по вине работодателя.
Как же правильно ввести суммированный учет?
- Необходимо составить графики работы, позволяющие обеспечить круглосуточный режим работы . Здесь не все так просто, как может показаться на первый взгляд. Во-первых, необходимо учесть требования законодательства: согласно статье 110 ТК РФ, продолжительность еженедельного непрерывного отдыха не может быть менее 42 часов; согласно статье 108 ТК РФ, в течение рабочего дня (смены) работнику должен быть предоставлен перерыв для отдыха и питания продолжительностью не более двух часов и не менее 30 минут, который в рабочее время не включается; работник должен быть обеспечен междусменным отдыхом согласно статье 107 ТК РФ. Работа в течение двух смен подряд запрещена согласно статье 103 ТК РФ. Во-вторых, необходимо соблюсти норму рабочего времени, так как работа в выходные дни запрещена согласно статье 113 ТК РФ, а число сверхурочных часов не должно превышать 120 в год. И, конечно, совершенно неправильно заранее включать переработку в график.
- Составив графики работы на длительный период, например на год, необходимо их проанализировать для установления наиболее выгодного для работников и работодателя учетного периода. Нужно определить, за какое количество месяцев общее число рабочих часов наиболее близко к норме. Именно этот период стоит принять за учетный. Учетным периодом может быть месяц, квартал, полугодие или год. Для каждой организации удобен свой период, но, как правило, чаще всего применяется квартальный период.
- Определив графики работы и учетный период, необходимо в обязательном порядке ввести в Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) порядок введения суммированного учета (ст. 104 ТК РФ) – главу с описанием категорий работников или подразделения, где применяется суммированный учет, причины введения суммированного учета, учетный период, а также графики сменности, применяемые в компании, порядок их введения, изменения, ознакомления работников. Так, статья 103 ТК РФ четко формулирует обязанность работодателя довести до сведения работников графики сменности не позднее, чем за один месяц до введения их в действие. Именно в ПВТР приводится детальное описание, каким образом работодатель будет выполнять это требование.
- Завершающим этапом введения суммированного учета является доведение этой информации до работников. Все работники должны быть ознакомлены с изменениями ПВТР под роспись. Так как режим работы является одним из существенных и обязательных условий Трудового договора (ст. 57 ТК РФ), то при ознакомлении с изменениями локальных нормативных актов (ЛНА) необходимо соблюдать сроки согласно статье 74 ТК РФ, а именно – работники должны быть ознакомлены с ЛНА за два месяца до вступления его изменений в силу. Работников, которых непосредственно касаются изменения, необходимо письменно уведомить за два месяца до вступления в силу изменений, получить от них письменное согласие с этими изменениями и заключить дополнительные соглашения к трудовым договорам. Это важно, так как существенно изменить трудовой договор можно только с согласия работника, в ином случае работник имеет право уволиться. При увольнении в связи с несогласием с изменениями труда, работнику полагается выходное пособие в размере двухнедельного заработка. Это важно знать и учитывать во избежание существенных рисков: за каждое нарушение может быть наложен штраф от 30 000 до 50 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ). В конечном итоге, общий штраф на компанию может достигать нескольких миллионов рублей при несоблюдении всех требований трудового законодательства, особенно относительно учета рабочего времени.
Если предприятие в процессе своей деятельности организует непрерывный рабочий режим, то возникает необходимость введения графика сменности, при котором количество рабочих часов в неделю может отличаться от нормальной продолжительности рабочего времени в 40 часов. При этом нужно соблюдать законодательно установленную продолжительность рабочего времени за месяц в целом.
При труде сверх установленной нормы сотрудник должен быть своевременно предупрежден о такой необходимости. В этом случае оформляют работу сверхурочно с соответствующей оплатой. Общее количество отработанных часов не должно быть более 120 в год и более четырех часов в течение двух идущих подряд дней.
Согласно статье 104 Трудового кодекса, суммированный учет позволяет отслеживать законодательно установленную норму рабочего времени не в течение недели (не более 40 часов) или месяца, а за установленный на предприятии учетный период суммированного учета.
Введение суммированного учета
Важно отметить, что введение суммированного учета обязательно для определенных работников и при вахтовом методе /> занятости, с учетным периодом длиной в месяц и квартал для определенных должностей. В остальных же случаях учетный период устанавливается фирмой самостоятельно и прописывается во внутренних нормативных документах. Это может быть месячный, квартальный или годовой учетный период. При этом сотрудник может отработать в каком-то месяце больше или меньше установленной законодательством нормы рабочего времени.
Основная суть суммированного учета заключается в том, что по итогам периода сотрудник должен отработать установленную законодательством норму рабочего времени. Например, в 2017 году – 1973 часа за годовой учетный период при 40-часовой рабочей неделе. Графики работ строятся с расчетом на учетный период в пределах установленной нормы. Чем длиннее период, тем больше шансов у работодателя исключить возможность появления сверхурочных часов работы.
Обратите внимание
Чтобы правильно оформить оплату труда в праздничные и выходные дни, нужно определить, является ли праздничный день рабочим по графику или выходным. Если это рабочий праздничный день, то в табеле он отражается как «Я» –Явка, и минимальная доплата за этот день должна быть произведена в одинарном размере, так как особых отклонений для суммированного учета в статье 153 ТК РФ не предусмотрено.
Работодатели сталкиваются с основными трудностями по итогам учетного периода, когда требуется сравнить фактически отработанное время каждого сотрудника с законодательной нормой. Здесь следует учитывать, что из регламентированной нормы исключается время, в течение которого работник не выполнял свои трудовые обязанности по обоснованным причинам. Это могут быть ежегодный или учебный отпуск, отпуск без сохранения заработной платы, временная нетрудоспособность, период выполнения государственных, общественных обязанностей. Таким образом, причины не должны быть связаны с уклонением от работы, например, с прогулами или простоями по вине работника. Законодательная норма рабочего времени в этих случаях уменьшается только на количество часов такого отсутствия, которые пришлись на рабочее время по графику сотрудника, то есть на количество часов, пропущенных специалистом по графику его работы.
Индивидуальная норма
Предположим, что отпуск работника составляет 14 календарных дней, пять из которых приходятся на рабочие дни. При одиннадцатичасовом графике 55 часов исключаются из нормы рабочего времени для определения индивидуальной нормы. В итоге мы получаем индивидуальную норму, которую сравниваем в конце учетного периода с фактически отработанными часами.
Формула расчета индивидуальной нормы
Отработанные часы сравниваются с индивидуальной нормой для определения переработанных/недоработанных часов в конце учетного периода, при увольнении сотрудника, при переходе с суммированного учета на его обычную форму.
ПРИМЕР 1. РАСЧЕТ ЧАСОВ ПЕРЕРАБОТКИ
В компании ведется суммированный учет. График 2–3 дня по 11 часов. Учетный период – квартал. За период сотрудник не пропускал рабочие дни. В этом случае норма по производственному календарю составит 488 часов. Согласно табелю, сотрудником было фактически отработано 506 часов. Специалист полностью отработал свой график за каждый месяц без отсутствий, следовательно, его индивидуальная норма равняется 488 часам. В конце учетного периода нужно сравнить фактически отработанные часы с индивидуальной нормой и получить количество переработанных часов:
Отработано сверх нормы = Отработано всего часов – Индивидуальная норма = 506 часов – 488 часов = 18 часов
ПРИМЕР 2. РАСЧЕТ ЧАСОВ ПЕРЕРАБОТКИ С УЧЕТОМ ВРЕМЕНИ ОТСУТСТВИЯ
Сохраняем все условия, приведенные в предыдущем примере, но с одним изменением – на предприятии ведется суммированный учет. График 2–3 дня по 11 часов. Учетный период – квартал. В этом примере норма по производственному календарю составит 488 часов. Фактически было отработано 407 часов. У сотрудника были отсутствия: нетрудоспособность на семь календарных дней со 2 по 8 апреля. По графику больничный лист выпал на четыре смены, то есть 44 часа отсутствия по рабочему графику. Сотрудник находился в отпуске семь календарных дней с 20 по 26 июня. Отпуск выпал на пять смен по графику, то есть 55 часов отсутствия по рабочему графику. Итого 99 часов отсутствия за учетный период. Это значит, что индивидуальная норма сотрудника составит: 488 часов – 99 часов = 389 часов (Индивидуальная норма = Норма – Часы отсутствия по графику).
В конце учетного периода сравним фактически отработанные часы с индивидуальной нормой и получим количество переработанных часов: 407 часов – 389 часов = 18 часов (Отработано сверх нормы = Отработано всего часов – Индивидуальная норма).
Переработки и недоработки
Если в течение учетного периода сотрудник отработал свыше индивидуальной нормы часов по одной из следующих причин: выход не в свою смену для замены другого работника или увеличение количества часов по производственной необходимости, то нужно начислить доплату за переработанное сверх нормы время: за первые два часа работы – не менее чем в полуторном размере, за последующие часы – не менее чем в двойном размере. Если же в учетном периоде сотрудник не смог отработать норму рабочих часов по причине неправильно составленного графика или перевода на другой график, это значит, что оплата фактически отработанного времени оказалась меньше, чем гарантировано работнику трудовым законодательством. В данном случае оплата неотработанных часов по вине работодателя производится в размере не ниже средней заработной платы сотрудника, рассчитанной пропорционально фактически отработанному времени (ч. 1 ст. 155 ТК РФ). Если отсутствует вина работника и компании, то за специалистом сохраняется не менее 2/3 тарифной ставки.
Праздничные и выходные дни
Чтобы правильно оформить оплату труда в праздничные и выходные дни, нужно определить, является ли праздничный день рабочим по графику или выходным. Если это рабочий праздничный день, то в табеле он отражается как «Я» – Явка (не отражается как РВ), и минимальная доплата за этот день должна быть произведена в одинарном размере, так как особых отклонений для суммированного учета в статье 153 ТК РФ не предусмотрено. То есть сотрудник при условии полного отработанного графика получит свой оклад (при оплате по окладу) и доплату в размере одинарной ставки за праздничный день. Если это нерабочий по графику праздничный день, то в табеле он отражается как «РВ», и минимальная доплата за этот день должна быть произведена по общему правилу не менее чем в двойном размере в текущем месяце. В данном случае работник получит свой оклад (при оплате по окладу) и доплату в размере двойной ставки за праздничный день. При подсчете сверхурочных часов по итогам учетного периода в праздничные дни работа, произведенная сверх нормы, не должна учитываться, поскольку она уже оплачена в двойном размере (п. 4 Разъяснения № 13/П-21 «О компенсации за работу в праздничные дни»).
В учреждениях, где ведут суммированный учет рабочего времени, часто случаются недоработки и переработки. В результате возникают лишние расходы, в том числе нецелевые. Чтобы справиться с этой проблемой, скорректируйте графики работы сотрудников.
Когда применяют суммированный учет рабочего времени
Во многих учреждениях режим работы сотрудников не укладывается в рамки восьмичасового рабочего дня с перерывом на обед. Например, у водителей и медиков. Для таких сотрудников можно ввести суммированный учет рабочего времени (ст. 104 ТК). При суммированном учете ежедневная и еженедельная продолжительность рабочего времени может отклоняться от установленной нормы. Но в течение учетного периода все переработки нужно компенсировать за счет недоработок.
Как учреждение будет вести суммированный учет, пропишите в правилах трудового распорядка.
- Определите дневную и месячную нормы рабочего времени.
- Составьте график работы.
- Выберите учетный период.
Когда учреждение вводит суммированный учет рабочего времени, оно меняет условия труда персонала. Об этих изменениях работодатель обязан извещать сотрудников не позднее чем за два месяца (ст. 74 ТК).
Посчитайте нормы рабочего времени
Норму рабочего времени определяйте по производственному календарю исходя из нормальной продолжительности рабочей недели для данной категории сотрудников. Например, по общему правилу нормальная продолжительность рабочей недели равна 40 часам (ч. 2 ст. 91 ТК). Для лиц в возрасте до 16 лет - не более 24 часов в неделю (абз. 2 ч. 1 ст. 92 ТК). Чтобы определить дневную норму, норму часов в неделю разделите на количество рабочих дней. При норме 40 часов в неделю дневная норма будет 8 часов (40 ч: 5 дн.). Норму рабочего времени в предпраздничный день сократите на час.
При подсчете нормы исключите периоды, когда сотрудник не работал, но за ним сохранялось место работы: время болезни, отпуска и т. п. Пропорционально уменьшите норму, если человек устроился на работу не с начала календарного месяца. Это правило действует для сотрудников как с окладом, так и с часовой ставкой.
Для тех, кто работает в режиме сокращенного рабочего времени, продолжительность рабочей недели меньше 40 часов. Например, рабочая неделя врача-дерматолога составляет 36 часов. Его дневная норма рабочего времени - 7,2 часа (36 ч: 5 дн.).
Чтобы определить дневную норму для совместителя, умножьте недельную норму рабочего времени по данной должности на долю ставки.
Заведующий терапевтическим отделением работает по совместительству врачом-терапевтом на 0,45 ставки.
Недельная норма рабочего времени для врача-терапевта - 39 часов. Уменьшите норму часов в связи с работой на неполную ставку. Получится 17,55 часа (39 ч × 0,45 ставки). Затем посчитайте дневную норму. Она равна 3,51 часа (17,55 ч: 5 дн.). Переведите ее в часы и минуты:
3 ч + 0,51 ч × 60 мин. = 3 ч 31 мин.
В предпраздничный день дневная норма будет меньше на час - 2 часа 31 минуту.
Составьте график работы
Работодатель составляет график работы сотрудника на весь учетный период. В графике отразите:
- время начала и окончания работы;
- продолжительность рабочего дня;
- количество рабочих и выходных дней;
- перерывы между сменами для сотрудников с графиками сменности.
На некоторых видах работ невозможно выделить время для отдыха (например, сторожу, охраннику). В таких случаях работодатель предусматривает для сотрудников возможность приема пищи в рабочее время. Это время нужно оплачивать. Перечень подобных работ, а также места для приема пищи установите в правилах внутреннего трудового распорядка (ч. 3 ст. 108 ТК).
По сменному графику работают сторожа, дежурные, медики. С графиками сменности ознакомьте персонал не позднее чем за месяц до начала работы (ст. 103 ТК).
По соглашению с работодателем сотруднику могут установить режим гибкого рабочего времени. Начало, окончание и общая продолжительность рабочего дня или смены работник и учреждение определяют в дополнительном соглашении к трудовому договору. Руководитель отражает данную информацию в приказе. На основании этих двух документов составляют графики на весь учетный период (ст. 102 ТК).
Когда график готов, оцените, сможет ли сотрудник вырабатывать норму времени и не будет ли переработок. Если у вас получилась норма часов больше, не применяйте такой график. Выберите другой учетный период, чтобы исключить переработки.
График работы, который вы составили на учетный период, может поменяться. Это происходит, когда сотрудники берут незапланированные отпуска, болеют и увольняются. В таких ситуациях вносите коррективы уже не в график, а в табель. График и табель совпадать не будут.
Табельщик считает отработанное время и сравнивает с нормой за учетный период.
Выберите учетный период
Определите, какой учетный период подойдет для вашего учреждения: месяц, два месяца, квартал или год. Год может быть не только календарным (ст. 104 ТК).
Для сотрудников, которые заняты на работах с вредными или опасными условиями труда, учетный период не может превышать три месяца. Но иногда и этот учетный период, и установленная продолжительность рабочего времени сотрудников не позволяют соблюсти норму из-за характера или условий работы. В таком случае Трудовой кодекс допускает возможность увеличить учетный период до года. Для этого учреждение должно заключить отраслевое или межотраслевое соглашение и прописать все условия в коллективном договоре (ст. 104 ТК).
Для некоторых специальностей работодатель не может выбрать учетный период самостоятельно, так как он указан в законодательстве. Например, для водителя учетный период - месяц, для медиков - три месяца. Чем короче учетный период, тем проще вести расчеты с работниками. Если в законодательстве отсутствуют ограничения по количеству месяцев, установите, что учетный период − один месяц.
Соотносите график работы с учетным периодом
Удобнее составлять график работы и выбирать учетный период параллельно, чтобы исключить переработки и недоработки. При оценке и выборе учетного периода обратите внимание на особенности рабочего графика сотрудника. Если рабочие дни равномерно чередуются с выходными, учреждению лучше подойдет учетный период продолжительностью два месяца, полугодие или год, чтобы переработки в одной половине учетного периода перекрывали недоработки в другой.
Если из графика видно, что сотрудники не будут вырабатывать нормы, измените учетный период или скорректируйте график. Тем, кто отработал все часы по графику, положен полный заработок. Постоянные недоработки учреждение должно оплачивать в размере не ниже среднего заработка (ст. 155 ТК). Для бюджетного учреждения это нецелевое использование средств.
Часто у учреждений возникают лишние расходы из-за суточной работы сторожей. Если в организации трудятся четыре сторожа и принят учетный период один год, проблем не возникает. Но есть учреждения, где учетный период по закону − три месяца. Когда сторожа работают сутки через трое, а учетный период − три месяца, возможны переработки. Если профсоюз против работы сверхурочно, можно принять еще одного сторожа на работу по совместительству. Он будет выходить только в те смены, которые приводят к пеработке у основных сотрудников.
Пример 2. Сторожам отдела общего обеспечения установили график сутки через трое.
Учетный период в организации − один месяц. Оплата по окладу. Рабочий период − март 2018 года, норма дней - 20. Норма часов для сторожей в марте 2018 года равна 159 часов (8 ч × 19 дн. + 7 ч).
График сменности сторожей смотрите в образце.
Образец. График сменности для сторожей
Установите систему оплаты труда
При суммированном учете используют повременную систему оплаты труда. Зарплату считайте исходя из должностного оклада или часовой тарифной ставки.
Сотруднику установили оклад. За месяц начислите оклад пропорционально количеству фактически отработанных по графику дней. Если месяц отработан полностью, то сотрудник получает весь оклад за весь месяц. Если по итогам учетного периода возникла переработка, оплатите ее как сверхурочные часы.
Работнику установили почасовую оплату. Чтобы посчитать зарплату за месяц, умножьте часовую тарифную ставку на количество часов.
Сверхурочная работа
Переработки. При суммированном учете вся работа сверх нормального количества часов за учетный период − сверхурочная (ст. 99 ТК). Работник не должен трудиться сверхурочно более четырех часов подряд в течение двух дней. За год сверхурочных часов не должно быть больше 120 (ст. 99 и 152 ТК). Количество сверхурочных часов считайте только при закрытии учетного периода.
Все часы сверхурочной работы оплачивайте в повышенном размере: первые два часа − не менее чем в полуторном, следующие часы − не меньше чем в двойном. В каком размере учреждение будет доплачивать за переработки, пропишите в коллективном и трудовом договорах.
Недоработки. Для оплаты недоработанных часов выясните причину недоработки. Возможны три варианта.
В недоработке виноват сотрудник. Например, он опаздывал, прогуливал и др. В этом случае неотработанные часы не оплачивайте.
Виноват работодатель. Обычно причина в том, что неверно составили график. Тогда начислите сотруднику зарплату за фактически отработанное время и сравните со средним заработком. Если сумма из отработанных часов получилась меньше среднего заработка, доплатите разницу до среднего заработка.
Повлияли обстоятельства, которые не зависели от воли сторон. Неотработанные часы оплачивайте в размере 2/3 тарифной ставки (оклада), которую рассчитайте исходя из фактически отработанного времени (ст. 155 ТК).
Работа в ночное время
Персонал с суммированным учетом рабочего времени часто работает в ночную смену. Ночные часы начинаются в 22.00 и заканчиваются в 6.00 (ч. 1 ст. 96 ТК). Каждый час работы в ночное время оплатите в повышенном размере (ст. 154 ТК). Минимальный размер оплаты одного часа - 20 процентов от часовой тарифной ставки или оклада, рассчитанного за час работы ночью. Об этом сказано в постановлении Правительства от 22.07.2008 № 554. В некоторых учреждениях сотрудники получают оплату в большем размере по внутриотраслевым или внутриведомственным документам, принятым до того, как постановление вступило в силу. В таком случае продолжайте руководствоваться ими.
Размеры оплаты в ночное время зафиксируйте в коллективном, трудовом договоре и ЛНА.
Работа в выходные и праздничные дни
У работника с суммированным учетом рабочего времени смены в графике могут совпадать с выходными днями. Оплачивайте их как обычные рабочие дни. Время, отработанное в выходные дни, включайте в количество часов учетного периода.
Работу в нерабочий праздничный день оплачивайте не менее чем в двойном размере (ст. 153 ТК). Работодатель может установить иной, больший размер оплаты. Укажите особые условия оплаты в трудовом, коллективном договоре и иных ЛНА вашей организации.
Учет рабочего времени позволяет работодателю объективно и максимально полно определить характер и сумму вознаграждения каждого сотрудника в отдельности. Согласно статье 91 Трудового кодекса, рабочим временем принято считать временной отрезок, отведенный сотруднику для выполнения своих трудовых функций.
Особенности суммированного учета
В зависимости от специфики производства работодатель использует тот или иной вид учета трудового времени.
В современном администрировании практикуется:
- поденный учет;
- понедельный учет;
- суммированный учет.
Наиболее распространен поденный учет. Он отталкивается от традиционных 8 часов ежедневной работы при 40-часовой рабочей неделе. К суммированному учету рабочего времени работодатели прибегают в силу объективных производственных обстоятельств.
В частности, он актуален в случаях, если:
- сотрудник трудится по гибкому индивидуальному графику;
- если выполнение профессиональных задач на производстве связано с организацией вахтового метода;
- если на предприятии вводится многосменный режим;
- если практикуется круглосуточное задействование работников для решения каких-либо задач на производстве.
Не существует ограничений для категории сотрудников, к которым работодатель может применять методику суммированного учета. Она актуальна как для всего персонала, так и для отдельных работников. Согласно статье 104 Трудового кодекса, суммированный учет рабочего времени - это хороший способ проконтролировать выполнение некоторых особенно специфических производственных задач.
В чем заключается своеобразие суммированного учета
Для реализации этого способа работодатель должен установить конкретный период, внутри которого и будут производиться все необходимые расчеты рабочего времени. Как правило, этот временной отрезок ориентирован на производственный цикл. За основу может браться месяц или неделя. Это самые распространенные формы, поскольку по ним удобнее проводить расчеты.
Также популярным способом учета является временной отрезок, равный году. Реже исчисления ведутся поквартально. Если речь идет о предприятии, содержащем потенциальную опасность для здоровья работников, то учетный период не превышает 3-х месяцев.
Кроме того, работодатель устанавливает норму рабочих часов за обозначенный временной отрезок. Согласно существующему законодательству, она должна равняться нормальному числу трудовых часов (обычно - 8 за смену). Возможно, часов будет меньше, но превышать их число нельзя. Данное положение озвучивается в статье 91 Трудового кодекса.
При этом подсчет трудового времени соответствует классической форме: в расчет берутся только те дни, в течение которых работник осуществлял фактически свои трудовые функции. То есть, находился на рабочем месте для решения производственных задач.
Из данного отрезка исключаются дни, отведенные на:
Важно, что дни, в которые работник сдавал кровь в качестве официального донора, также не входят в фактическое время работы.
Суммированный учет рабочего времени: расчет зарплаты
Выбор формы оплаты остается за работодателем. Какой бы не был способ начисления, он всегда ориентирован на нужды предприятия, организации или учреждения. Чаще всего устанавливаются обычные часовые тарифные ставки.
Это самый удобный вид, поскольку отталкиваясь от него, можно в одной ведомости отобразить выработанные временные отрезки и привязать к конкретному тарифу.
Часто используются также должностные оклады. В этом случае работа бухгалтерии упрощена, поскольку оклад является фиксированной величиной. К нему дополняются какие-то выплаты, связанные с премиальными и другими начислениями.
Суммарное количество выплат оговаривается в Коллективном договоре , который принимается на общем собрании. Возможно также введение на предприятии Положения об оплате труда .
В любом случае заработная плата рассчитывается по итогам учетного периода, на который ориентируется работодатель. Это дает возможность рассчитать количество отработанного времени по факту. Тем самым обеспечиваются максимально объективные начисления.
Таким образом, оклад оказывается прикрепленным к временной норме, которую работник обязан выработать в принятый руководством учетный период.
На предприятиях возможны переработки при выполнении задач разной степени сложности. В этом случае все трудовые мероприятия, выполненные сотрудником сверх учетного периода, также учитываются при начислении зарплату. Они рассматриваются как возможность фактического увеличения заработной платы.
В бухгалтерии меньше всего времени тратится на расчет зарплаты с использованием фиксированной тарифной ставки. В этом случае начисления отражаются в следующей формуле:
Заработная плата = Тарифная ставка * Отработанные часы.
При суммированном учете рабочего времени: пример расчета позволяет увидеть наглядно все исчисления, производимые в бухгалтерии. Например, компания практикует суммированный учет рабочего времени за отчетный месяц. Работник выполняет обязанности, согласно тарифной сетке, со ставкой в 200 руб. При этом ему положен сменный график по 14 часов в режиме «два на два дня».
Это значит, что за месяц он выработал 14 рабочих смен. Соответственно, ему положена зарплата за 196 рабочих часов. А дальше зарплата в бухгалтерии начисляется по формуле:
39 200 (руб.) = 196 * 200 (руб.)
Как ведется суммированный учет для сверхурочников
Если у работодателя нет возможности предложить персоналу стабильный 8-часовой рабочий день, вводится суммированный учет отработанного времени.
Например, разносчик газет и квитанций ЖКХ работает 12 часов или 14 часов в день. В этом случае работодатель допускает посменный режим для него, что даст возможность компенсировать переработки в какие-то дни.
Но даже в этом случае невозможно исключить сверхурочную работу. Оптимальным решением суммированного учета рабочего времени в 2018 году при сменном графике является начисление доплаты, рассчитанной по итогам конкретного учетного временного отрезка.
Первые 2 часа сверхурочной работы оплачиваются в полуторном размере. Все дальнейшие часы сверхурочной работы должны оплачиваться в двойном размере или больше.
Данное положение закреплено в трудовом кодексе. Однако по личной инициативе работодателя допускается увеличенное вознаграждение за переработку. Кроме того, компенсация может быть предложена не в денежном эквиваленте. Работники часто соглашаются на предоставление дополнительных выходных.
Существуют ограничения на сверхурочную работу:
- За 2 дня работы переработка не должна превышать 4-х часов.
- За 12 месяцев переработка не должна превышать 120 часов.
Простой рабочий день может совпасть с праздничным. Этот день будет оплачен обычно. В том случае, если работа в праздничный день не входит в норму рабочего времени по графику сотрудника, значит, она рассматривается как переработка. Соответственно, ее оплата за этот день будет в 2 раза больше, чем в обычные дни. Допускается, также как и в других случаях переработки, замена денежной компенсации выходными.
Как оформляется суммарный учет
Работодатель должен получить конкретному сотруднику разработать график работы каждой штатной единицы, для которой практикуется суммированный учет. Затем он утверждается администрацией и принимает форму Приказа по производству.
Весь коллектив должен быть ознакомлен с приказом по предприятию, в котором оговариваются правила внутреннего распорядка.
За доведение до сведения коллектива утвержденного графика работы отвечает специальная информационная служба. Уведомление персонала позволит избежать конфликтных ситуаций впоследствии при начислении заработной платы или при возникновении спорных вопросов.
В том случае, если график для работников, для которых практикуется суммированный учет, не установлен на предприятии, то данная категория сотрудников работает в рамках общего рабочего режима. Соответственно, переработанные сверх нормы часы расцениваются как переработка. Это является основанием для дополнительных выплат, согласно Трудовому кодексу.
